デジタル化が進む現代のビジネス環境では、企業が競争力を維持し、業務効率を最大化するために、クラウドサービスの活用が欠かせません。
その中でも「BPaaS（Business Process as a Service）」と「SaaS（Software as a Service）」は、多くの企業が注目するサービス形態です。
しかし、これらの違いや、それぞれのメリット・デメリットを正しく理解し、自社に適した選択をすることは意外と難しいものです。
両者の違いを理解することで、企業は業務の課題やニーズに応じて最適なソリューションを選択できるようになります。
本記事では、BPaaSとSaaSの基本的な特徴から、それぞれの活用メリット、選定時の注意点までを徹底解説します。
クラウドサービスの導入を検討している方にとって、意思決定の参考となる情報を提供しますので、ぜひ最後までご覧ください。
BPaaS（Business Process as a Service）とは
BPaaS（Business Process as a Service）は、社内の業務プロセスをクラウドシステムを通して外部に委託できるサービスを指します。
特定の業務プロセスを外部の専門業者に委託することで、業務の効率化やコスト削減、ビジネスの俊敏性向上などを実現できます。
具体的には、企業が日常的に行う会計、給与計算、顧客管理といった業務プロセスを、クラウド環境で効率的に実行できるようにするものです。
BPaaSは簡単に言うと、BPOとSaaSを組み合わせたものです。
そのため、BPOの特徴である業務の一部を外部に委託することと、SaaSを用いた標準化・効率化された業務プロセスを導入することでコスト削減や効率化を図ることができます。
ベンダーが管理するインフラやプロセスを利用するため、自社でスクラッチでシステムを構築している会社に比べて、システムのメンテナンスやアップデートに伴う負担がほぼありません。
さらに、標準化されたプロセスを採用することで、業務の質や効率を均一化しやすくなり、アウトソーシングしている特定の業務についても将来的な会社の拡大に伴い、自社で引き継ぐことも可能です。
近年、デジタル化が進む中で、BPaaSはコアビジネスに集中するための有効な手段として注目されています。
特に、多くのリソースを割く必要があるバックオフィス業務に適しており、業務の効率化や柔軟性の向上を目指す企業にとっては非常に価値のあるソリューションです。
SaaS（Software as a Service）とは
SaaS（Software as a Service）は、クラウドサービスの一種として、インターネットを通じてソフトウェアを利用できるサービスです。
従来のようにソフトウェアをパソコンやサーバーにインストールする必要はなく、ウェブブラウザを利用してアクセスできる点が大きな特徴です。
これにより、どこからでも簡単にソフトウェアを利用できるため、テレワークやモバイルワークが普及する現代において非常に高い利便性を誇ります。
SaaSの利用者は、ソフトウェアを購入するのではなく、必要な期間だけサブスクリプション形式で利用料金を支払う形態が一般的です。
このモデルにより、初期投資を抑えつつ、企業は最新の機能を常に利用することができます。
また、運用管理やアップデートはサービス提供者が行うため、ユーザー側のIT部門の負担が軽減される点もメリットです。
さらに、SaaSはスケーラビリティに優れており、企業の成長やニーズの変化に合わせて簡単に利用規模を拡大または縮小することが可能です。
この柔軟性により、CRM（顧客関係管理）やERP（統合基幹業務システム）といった高度な機能を持つものから、日常業務で使用される文書作成ツールやメール管理サービスまで、SaaSの提供範囲は非常に広がっています。
特に近年では、SaaSの導入が企業のDX（デジタルトランスフォーメーション）の一環として重要視されています。
手軽に導入できることから、大小問わず多くの企業にとって効率的な業務環境を構築する鍵となるサービス形態と言えます。
BPaaSとSaaSの違いを徹底比較
BPaaSとSaaSはどちらもクラウドサービスを活用して業務を効率化する手段ですが、その役割や提供範囲には大きな違いがあります。
BPaaSは、前述したように「BPO」と「SaaS」の組み合わせであり、特定の業務プロセスをSaaSを用いて外部業者にアウトソーシングすることであるため、コア業務に集中したい会社に向いています。
一方で、SaaSはクラウド上にあるサービスそのもののことを指し、アウトソーシングという概念は含まれておりません。
この違いを正しく理解することで、自社の課題やニーズに応じた最適な選択が可能になります。
ここでは、両者の特徴や適用場面について詳しく比較し、業務効率化の鍵となるポイントを解説します。
BPaaSのメリット・デメリット
BPaaSの最大のメリットは、業務プロセス全体をクラウド上で提供することで、企業の負担を軽減できる点にあります。
特に、バックオフィス業務や標準化が可能なプロセスを外部の専門的なサービスに委託することで、コアビジネスに集中できる環境を整えられます。
また、オンデマンドで必要なリソースを利用できるため、コスト効率が良く、システムのメンテナンスやアップデートに伴う煩雑さを軽減するのにも効果的です。
例えば、社内でDXを促進するためにFreeeやMoneyForwardなどのSaaS型の会計システムを導入することを検討していても、社内にSaaSに詳しいメンバーがいなければ円滑にDXを進めることはできません。
このようなケースにおいてBPaaSは非常に有効です。
導入するSaaSに応じて適切な業務プロセスを構築した上で、実際の運用まで巻き取って対応してくれるため、「社内にリソースや知見がないからDXができない」という課題があっても問題ありません。
BPOでよく問題として挙げられる「依頼している業務内容がブラックボックス化されている」という問題も、BPaaSの場合はSaaSを利用しているため、心配無用です。
さらに、業務プロセスは標準化しているため、将来的に会社に余裕が出たタイミングでアウトソーシング先から引き継ぎを行うことで社内の内製化を円滑に進めることができるのです。
一方で、BPaaSのデメリットとしては、提供されるプロセスが標準化されているため、特定の業務ニーズに対する柔軟性が制限されることが挙げられます。
また、プロセス全体をクラウドに依存するため、自社独自のノウハウや差別化要素を十分に反映させるのが難しい場合もあります。
さらに、クラウド環境でデータを扱うため、セキュリティ対策やベンダー選定の際には、慎重に検討しなくてはなりません。
SaaSのメリット・デメリット
SaaSのメリットは、その手軽さと柔軟性にあります。
インターネット環境さえあれば、どこからでも利用できるため、リモートワークの普及に伴いその価値が高まっています。
また、サブスクリプション形式の料金体系により初期投資を抑えられる点や、最新機能が自動で更新されるため、常に最新の技術を活用できる点も大きな魅力です。
さらに、多様な業務に対応するアプリケーションが揃っており、特定の業務ニーズに応じて最適なソフトウェアを選択でき、自由度が高いのも特徴です。
しかし、SaaSには注意点もあります。
一つは、利用するソフトウェアが特定の用途に限定されるため、複数のSaaSを導入する必要が出てくる場合があることです。
その結果、ソフトウェア間の連携が課題となり、かえって運用の複雑化を招く可能性があります。
また、利用しているサービスが停止した場合、業務に直接的な影響を及ぼすリスクもあります。
さらに、データの管理がサービス提供者に委ねられるため、BPaaS同様に、適切なセキュリティ対策が必要です。
どのような場合にどちらを選ぶべきか？
BPaaSとSaaSは、それぞれ異なる特徴を持つサービス形態であり、どちらを利用するかを決める際には、自社の業務内容や課題に応じた適切な判断が求められます。
BPaaSは、特に業務プロセス全体の効率化を目指す場合に適しています。
例えば、バックオフィス業務や人事・会計といった標準化が可能な業務を外部に委託しつつ、運用コストを削減したい場合には、BPaaSが最適です。
業務プロセスの一貫性や品質向上を重視し、ITリソースの管理を最小限に抑えたい企業にとって、大きなメリットが享受できます。
一方で、SaaSの導入は、社内で業務プロセス全体を内製化することに向いています。
例えば、顧客管理（CRM）やプロジェクト管理ツールといったシステムをリソースをかけて社内で知見を溜めたいという会社にはおすすめです。
さらに、SaaSは、特定の業務だけでなく、広範な業務を補完するために複数のサービスを組み合わせる柔軟性も備えているため、特殊な業務プロセスを行なっており、外部にアウトソーシングすることが難しいという会社であれば適していると言えます。
重要なのは、BPaaSが業務プロセスそのものを外部に任せる形で包括的に”サポート”することに対し、SaaSは利用者が特定のソフトウェアを活用して自社で業務を進めるための”ツール”であるという点です。
そのため、アウトソーシングの比重を増やして業務を大幅に効率化したい場合はBPaaS、自社内で柔軟にツールを活用しながら独自の業務フローを構築したい場合はSaaSが適しています。
BPaaS導入時の注意点
BPaaS（Business Process as a Service）は、業務プロセスを効率化し、柔軟な運用を可能にする強力なソリューションですが、導入には慎重な検討が欠かせません。
- 標準化プロセスとの適合性
- データセキュリティとプライバシー
- 既存のITインフラやアプリケーションとの互換性
- スケーラビリティとコスト管理
- ベンダー選定とサポート体制
ここでは、BPaaS導入時に注意すべき主要なポイントについて解説します。
標準化プロセスとの適合性
BPaaSは、業務プロセスを標準化することで効率化を図るサービスであるため、自社の業務がその標準プロセスに適合するかを確認することが導入成功の鍵となります。
特に、独自の業務フローや特殊な要件を持つ企業の場合、標準化されたプロセスとのギャップを理解し、その差を埋める方法を検討する必要があります。
適合性を評価するためには、まず自社の業務を詳細に分析し、どの部分を標準化できるかを特定します。
標準プロセスに柔軟に適応できる企業にとっては、BPaaSはコスト削減と効率化の効果をもたらしますが、カスタマイズの必要が多い場合にはコストや時間が増大する可能性があるため、事前の適合性確認が必要不可欠です。
データセキュリティとプライバシー
BPaaSの導入では、クラウド環境でデータを扱うことになるため、データセキュリティとプライバシーの確保が重要な課題となります。
業務プロセス全体がクラウド上で運用されるため、情報漏洩や不正アクセスのリスクを最小限に抑えるための対策を講じる必要があります。
まず、ベンダーが提供するセキュリティ対策の内容を確認し、データの暗号化やアクセス制御が適切に行われていることを確かめましょう。
さらに、データの保存場所やプライバシー規制への対応状況も重要です。これにより、クラウド利用に伴うリスクを最小限に抑え、安全な運用が可能になります。
BPaaSを導入する際には、これらのセキュリティとプライバシーの課題に対して適切な準備を行い、安心してサービスを活用できる環境を整備することが非常に重要です。
既存のITインフラやアプリケーションとの互換性
BPaaSを導入する際には、自社の既存のITインフラやアプリケーションとの互換性を事前に確認することも大切です。
BPaaSは他のシステムと連携することで真価を発揮しますが、互換性が確保されていないと、データ共有や業務フローがスムーズに進まない可能性があります。
これにより、導入後に追加の調整作業が必要となり、時間やコストが増大するリスクがあります。
導入前に既存のIT環境を詳細に分析し、BPaaSが必要な機能やデータ形式をサポートしているかを確認する必要があります。
また、APIの提供やデータ移行ツールが用意されているか、既存システムとの統合がどの程度容易であるかについても確認が必要です。
互換性を確保することで、BPaaSがスムーズに稼働し、全体の業務効率向上につながります。
スケーラビリティとコスト管理
BPaaSの大きな魅力の一つは、スケーラビリティに優れている点です。
業務量の増加や新たなビジネスの展開に応じて、必要なリソースを柔軟に調整できるため、変化の激しい市場環境でも迅速に対応することが可能です。
しかし、スケーラビリティの活用が増えるほどコストが膨らむ場合があるため、コスト管理も重要な課題となります。
導入前には、スケーラビリティに伴うコスト増加のシナリオをシミュレーションし、長期的な予算計画を立てる必要があります。
例えば、使用量に基づく課金モデルでは、業務量が想定以上に増加した場合に予算を超えるリスクがあるため、事前にコストの上限や追加料金の発生条件を確認しておくことが重要です。
また、導入後の運用をモニタリングし、定期的にコスト効率を評価する仕組みを構築することで、予期せぬコスト増加を防ぐことができます。
ベンダー選定とサポート体制
BPaaSの成功には、適切なベンダー選定が欠かせません。
ベンダーの信頼性や提供するサービスの品質はもちろんのこと、導入後のサポートやトラブル対応がどの程度迅速かつ適切に行われるかを確認することが重要です。
特に、サービスの中断や不具合が発生した場合に備え、24時間対応のサポートや緊急時の連絡体制が整っているベンダーを選ぶことが推奨されます。
また、ベンダーの実績や業界での評判も選定の際の判断材料となります。
過去の導入事例や他社のフィードバックを参考にすることで、信頼できるパートナーを見つけることが可能です。
適切なベンダーを選定することで、BPaaSを最大限に活用することができます。
SaaS導入時の注意点
SaaS（Software as a Service）は、迅速な導入と利便性の高さから多くの企業に選ばれています。
しかし、導入を成功させるには、自社の業務ニーズを的確に把握し、適切なサービスを選定することが重要です。
- 利用する業務範囲の明確化
- データ管理
- セキュリティ対策
- 既存ツールとの連携
- 従業員へのトレーニング及び導入支援
ここでは、SaaS導入時に注意すべき主要なポイントについて解説します。
利用する業務範囲の明確化
SaaSを導入する際には、まず利用する業務範囲を明確にすることが重要です。
SaaSは特定の業務機能を提供するツールであり、自社の業務プロセスに合致したサービスを選ぶ必要があります。
そのため、導入前に、SaaSがどの業務に役立つのか、どの機能が実際に必要なのかを洗い出すことで、最適なサービスを選定できます。
例えば、プロジェクト管理、顧客管理（CRM）、会計業務など、どの業務に重点を置くかを明確にすれば、必要以上に高機能なツールや適合しないツールを選ぶリスクを避けることが可能です。
また、現行の業務フローとの整合性を確認し、SaaSを導入することで生じる可能性のある変更点や改善点を事前に把握することも重要です。
業務範囲を明確にすることで、SaaSの効果を最大限に引き出すことが可能となります。
データ管理
SaaSを利用する上で、データ管理は非常に重要な要素です。
SaaSでは、データがクラウド上に保存されるため、セキュリティやデータの所有権、利用範囲に関する取り決めを事前に確認する必要があります。
また、SaaS契約終了時にデータをどのように取り扱うかも重要なポイントです。
データの返却や削除についてのポリシーが明確に定められていないと、情報漏洩やデータの消失リスクが発生する可能性があります。
これを防ぐために、契約段階でデータの取り扱いに関する条項を確認し、不安があれば修正を求めることが重要です。
さらに、SaaSを活用することで増えるデータを効果的に分析・活用する体制を整えることも、長期的な導入効果を高めるポイントです。
適切なデータ管理体制を構築し、安全かつ効率的な運用を実現することが、SaaS導入の成功につながります。
セキュリティ対策
SaaSを導入する際には、セキュリティ対策が最も重要な検討事項の一つです。
SaaSはクラウド上で運用されるため、データの保存、処理、共有に伴うセキュリティリスクが発生します。
これを最小限に抑えるためには、ベンダーが提供するセキュリティ対策を詳細に確認し、自社の要件に合致しているかを評価する必要があります。
具体的には、データの暗号化が適切に行われているか、アクセス制御がしっかりしているか、定期的なセキュリティ監査が実施されているかを確認することが重要です。
また、万が一の障害やセキュリティ侵害が発生した場合の対応体制についても明確にしておく必要があります。
セキュリティ対策は契約段階での確認だけでなく、導入後も継続的に見直しを行い、最新の脅威に対応できる体制を整えることが必要です。
既存ツールとの連携
SaaSの効果を最大化するためには、既存ツールとの連携がスムーズに行えることが必要不可欠です。
企業内では多くのシステムやツールが並行して運用されているため、新しいSaaSを導入する際にこれらとの互換性を確認することが重要です。
例えば、CRMやERPなどの基幹業務システムとのデータ共有や、ファイルストレージサービスとの連携が考えられます。
連携がうまくいかない場合、データの二重入力や操作の複雑化など、業務効率を低下させるリスクがあります。
これを防ぐために、SaaSがAPIや統合ツールを提供しているか、既存システムとの互換性が十分であるかを事前に確認しましょう。
また、連携の際に必要となる追加コストや設定作業の負担も考慮しておくことが重要です。
既存ツールとの円滑な連携が実現すれば、SaaSの導入効果を最大限に引き出し、業務全体の効率化を促進することが可能です。
従業員へのトレーニング及び導入支援
SaaSの導入を成功させるには、従業員へのトレーニングと導入支援が欠かせません。
どれだけ優れたツールであっても、従業員が使いこなせなければその効果を十分に発揮することはできません。
新しいツールに対する抵抗感や操作の習熟度の差を考慮し、適切なサポートを提供することが重要です。
導入時には、ベンダーが提供するトレーニングプログラムやユーザーマニュアルを活用し、従業員がツールを効率的に習得できるようにしましょう。
また、導入初期に発生しがちなトラブルや疑問点に迅速に対応するための窓口を設けることも有効です。
さらに、導入プロセスの一環として、従業員がSaaSの価値を理解し、業務改善にどう役立つかを明確に伝えることで、積極的な利用を促進できます。
従業員へのトレーニングと導入支援をしっかり行うことで、SaaSをスムーズに定着させ、業務の効率化や生産性向上を実現する基盤を築くことができます。
BLP合同会社が提供するクラウドソリューションの強み
BLP合同会社は、企業がコア業務に集中できるように業務効率化と競争力向上を実現するためのBPaaSソリューションを提供しています。
BLP合同会社の強みは、企業ごとの課題に合わせた最適な業務プロセスの構築能力と提案力。そして導入後の徹底したサポート体制です。
SaaSを導入する上でも、システム同士の「組み合わせ」は考慮しなければ煩雑な業務プロセスになってしまい業務標準化を目指す上で本末転倒になってしまいます。
弊社では、そのようなことを踏まえた上で現状の業務プロセスのヒアリングを徹底して行い、会社ごとに適した業務プロセスとSaaSの導入をご支援いたします。
また、業務プロセスをお客様とすり合わせて合意した上でオペレーションを構築するため、将来的な引き継ぎも円滑に進めることが可能です。
コア業務に集中するために、バックオフィス業務をアウトソーシングしたい方はぜひご相談ください。
まとめ：BPaaSとSaaSを効果的に活用して企業の競争力アップ！
本記事では、BPaaS（Business Process as a Service）とSaaS（Software as a Service）の違いや、それぞれのメリット・デメリット、選定時の注意点について解説してきました。
BPaaSは業務プロセス全体を効率化する手段として、SaaSは特定の業務を柔軟にサポートするツールとして、それぞれの特性を生かすことで企業の業務効率化を実現できます。
導入時には、自社のニーズに合ったサービスを選定し、ベンダー選定やデータ管理、既存システムとの連携を計画的に進めることが重要です。
適切な判断をもって、クラウドサービスの利便性を最大限に活用し、業務の効率化と企業の成長を目指しましょう。
バックオフィス業務をアウトソーシングしたい方はぜひご相談ください。
BLP合同会社は、企業の課題に合わせた最適なクラウドソリューションを提案し、導入から運用まで徹底的にサポートします。