「オフィスワークに憧れるけど、特別な資格や経験がないから…」
そう思っていませんか？
実は、バックオフィス業務は未経験からでも挑戦しやすい職種の一つです。
縁の下の力持ちとして企業活動を支えるバックオフィスは、業種や規模を問わずあらゆる企業に必要不可欠な存在。
この記事では、未経験からバックオフィスを目指すために知っておくべきこと、必要なスキル、就職までの準備、そしてその後のキャリアパスまでを徹底解説します。
バックオフィスキャリアへの一歩を踏み出したい方は必見です！
バックオフィスとは？未経験でもできる理由
バックオフィスという言葉を聞いたことはあっても、具体的な仕事内容や未経験でも本当にできるのかどうか、よくわからないという方もいるかもしれません。
バックオフィスは、企業の活動を裏側から支える重要な役割を担っており、その業務内容は多岐に渡ります。
しかし、意外にも未経験からチャレンジできる仕事が多いのも事実です。
- 特定の資格が不要な場合が多い
- 業務の多くがOJT（職場でのトレーニング）で学べる
- パソコン操作など、一般的なスキルが活かせる
ここでは、バックオフィスとは具体的にどのような仕事なのか、なぜ未経験でも可能なのか、その理由をわかりやすく解説していきます。
オフィスワークに興味があるけれど、経験がないと諦めていた方も、本項を参考に、バックオフィスという選択肢を検討してみてください。
特定の資格が不要な場合が多い
バックオフィス業務と聞くと、専門的な資格や知識が必要だと思われがちですが、実際には必須の資格が求められるケースは比較的少ないです。
もちろん、経理業務における簿記資格や、人事労務における社会保険労務士のような専門資格が役立つ場面はあります。
しかし、未経験からスタートできるバックオフィス業務の多くは、入社後の研修やOJTを通して業務に必要な知識やスキルを習得していくことが可能です。
これは、バックオフィス業務が多岐にわたり、企業や部署によって業務内容が大きく異なるため、特定の資格だけでは対応しきれないという背景もあります。
そのため、資格の有無よりも、基本的なビジネスマナーやコミュニケーション能力、PCスキルといった、業務の土台となる能力が重視される傾向にあります。
資格取得はキャリアアップや専門性を高める上で有効ですが、未経験からバックオフィスを目指す上で必須条件ではないことを覚えておきましょう。
業務の多くがOJT（職場でのトレーニング）で学べる
バックオフィス業務の大きな特徴の一つとして、OJT（On-the-Job Training）を通じて業務に必要なスキルや知識を学べる環境が整っている点が挙げられます。
OJTとは、職場の上司や先輩社員から、実際の業務を通して指導を受ける教育方法です。
未経験の場合、業務の流れや専門用語など、わからないことがたくさんあるのは当然です。
しかし、OJTを通じて、先輩社員の指導を受けながら、実際の業務を経験することで、実践的なスキルを効率的に身につけることができます。
また、業務に関する疑問点や不明点をすぐに質問できる環境が整っていることで、安心して業務に取り組むことができます。
パソコン操作など、一般的なスキルが活かせる
バックオフィス業務では、パソコンを使った作業が中心となるため、基本的なPCスキルは必須と言えます。
具体的には、Wordでの文書作成、Excelでのデータ入力や簡単な表計算、PowerPointでの資料作成、メールの送受信といった、一般的なPCスキルが業務に直結します。
これらのスキルは、学生時代や前職で培ってきた経験を活かすことができるため、未経験者でも比較的スムーズに業務に取り組むことができるでしょう。
また、最近ではGoogle Workspaceなどのクラウド型オフィスツールを使用する企業も増えているため、これらのツールに触れた経験があると、よりスムーズに業務に適応しやすいです。
一方で、高度なプログラミングスキルや専門的なソフトウェアの操作スキルは、特定の部署や業務を除いて必須ではありません。
つまり、基本的なPCスキルをしっかりと身につけておくことが、バックオフィスで働くために重要ということです。
バックオフィス業務に必要なスキル
バックオフィス業務は多岐にわたり、求められるスキルも業務内容によって異なりますが、共通して必要とされる基本的なスキルと、あると役立つプラスアルファのスキルがあります。
これらのスキルを理解しておくことで、未経験からバックオフィスを目指す際に、どのような能力を伸ばすべきか、どのような経験をアピールすべきかが明確になります。
- 基本的なスキル
- コミュニケーション能力
- タイムマネジメント
- 基本的なPCスキル（Word、Excel、Google Workspaceなど）
- プラスアルファで役立つスキル
- 簿記資格や人事関連の資格
- 業務効率化ツール（Slack、Trelloなど）の経験
- 簡単なデータ分析や資料作成スキル
ここでは、バックオフィスで活躍するために必要なスキルを具体的に見ていきましょう。
基本的なスキル
バックオフィス業務を遂行する上で、特に重要となるのが以下の3つの基本的なスキルです。
- コミュニケーション能力
- タイムマネジメント
- 基本的なPCスキル（Word、Excel、Google Workspaceなど）
これらのスキルは、担当する業務内容に関わらず、バックオフィスで働くすべての人にとって必要不可欠と言えます。
コミュニケーション能力
バックオフィスは、社内外の様々な関係者と連携しながら業務を進めることが多いため、高いコミュニケーション能力が必要です。
社内では、他部署からの依頼に対応したり、業務の進捗状況を報告したり、情報共有を行ったりする場面があります。
そして、社外では、取引先との連絡や調整、問い合わせ対応などが発生します。
これらの場面で、相手に意図を正確に伝え、相手の意図を正しく理解する能力は非常に重要です。
単に言葉遣いが丁寧であるだけでなく、相手の状況や立場を考慮した上で、適切なコミュニケーションを取ることが求められます。
具体的には、相手の話をしっかりと聞き、要点を整理して理解する傾聴力、自分の考えを分かりやすく伝える説明力、必要に応じて質問や確認を行う質問力などが重要になります。
また、メールやチャットなどのツールを使ったコミュニケーションも多いため、適切な言葉遣いやマナーを身につけておくことも大切です。
タイムマネジメント
バックオフィス業務は、複数の業務を同時進行することが多く、締め切りが設定されている業務も少なくありません。
そのため、自身の業務を適切に管理し、効率的に進めるためのタイムマネジメント能力が必要不可欠です。
具体的には、業務の優先順位付け、スケジュール管理、タスク管理、進捗管理などが含まれます。
締め切りを守ることはもちろん、業務の遅延を防ぎ、効率的に業務を進めるためには、日々の業務を計画的に進める能力が求められます。
また、予期せぬ事態が発生した場合でも、柔軟に対応し、スケジュールを調整する能力も重要です。
タイムマネジメント能力を高めるためには、タスク管理ツールやスケジュール管理アプリなどを活用するのも有効です。
基本的なPCスキル（Word、Excel、Google Workspaceなど）
現代のオフィス業務において、PCスキルは必須のスキルと言えます。
バックオフィス業務では、特にWord、Excel、PowerPoint、そして近年ではGoogle Workspaceなどのオフィスツールを使用する機会が非常に多いです。
具体的には、Wordでは、文書作成、編集、書式設定など、基本的な操作ができることが求められます。
Excelでは、データ入力、表作成、簡単な関数を使った計算、グラフ作成など、データ処理に関するスキルが重要です。
そして、PowerPointでは、プレゼンテーション資料の作成、編集、アニメーション設定など、視覚的に分かりやすい資料を作成するスキルが求められます。
また、Google Workspaceでは、ドキュメント、スプレッドシート、スライド、メール、カレンダーなど、複数のツールを連携して使用する場面が多いため、それぞれのツールの基本的な操作方法を理解しておくと良いでしょう。
これらのツールを使いこなせることで、業務効率を大幅に向上させることができます。
プラスアルファで役立つスキル
基本的なスキルに加えて、以下のスキルを持っていると、バックオフィス業務においてさらに活躍の場が広がり、キャリアアップにも繋がります。
- 簿記資格や人事関連の資格
- 業務効率化ツール（Slack、Trelloなど）の経験
- 簡単なデータ分析や資料作成スキル
これらのスキルは必須ではありませんが、習得しておくと業務の幅が広がり、周囲からの評価も高まるでしょう。
簿記資格や人事関連の資格
簿記資格は、経理業務だけでなく、企業の財務状況を理解する上で非常に役立ちます。
簿記の知識があれば、財務諸表を読み解き、企業の経営状況を把握することができるため、経営判断のサポートや業務改善提案など、より高度な業務に携わることが可能になります。
また、人事関連の資格（例えば、社会保険労務士、キャリアコンサルタントなど）は、人事・労務関連の業務に携わる際に便利です。
労働法や社会保険に関する知識、従業員のキャリア形成支援に関する知識などは、人事担当者としてだけでなく、企業全体の人材育成や組織運営に貢献する上で重要な要素となります。
これらの資格取得は、専門性を高め、キャリアアップを目指す上で有効な手段と言えます。
業務効率化ツール（Slack、Trelloなど）の経験
近年、多くの企業で業務効率化ツールが導入されています。
例えば、多くの企業で用いられている「Slack」は、社内外のコミュニケーションを円滑にするためのビジネスチャットツールです。
また、Trelloは、タスク管理やプロジェクト管理を効率的に行うためのツールであり、こちらもよく使用されています。
これらのツールを使いこなせることで、情報共有の迅速化、タスク管理の効率化、プロジェクトの円滑な進行などに貢献できます。
これらのツールは、直感的な操作で使えるものが多いため、比較的容易に習得できるので、過剰に心配する必要はありません。
他にも、Asana、Backlog、Chatworkなど、様々な業務効率化ツールが存在します。
これらのツールに触れる機会があれば、積極的に活用してみることをおすすめします。
使用経験がない場合は、YouTubeやWebを活用し、基本の操作方法について知識を蓄えておくのが良いでしょう。
簡単なデータ分析や資料作成スキル
バックオフィス業務では、データを集計・分析し、その結果を分かりやすく資料にまとめる作業が発生することがあります。
簡単なデータ分析スキルとは、例えば、Excelを使ってデータを集計し、平均値や割合などを算出したり、グラフを作成したりするスキルを指します。
これらのスキルがあれば、業務の現状を可視化し、課題の発見や改善提案に繋げることができます。
また、資料作成スキルとは、PowerPointなどを使って、データを分かりやすく伝える資料を作成するスキルです。
図や表を効果的に活用し、情報を整理して伝える能力は、社内外への報告やプレゼンテーションなどで役立ちます。
高度な統計分析や専門的なデザインスキルは必須ではありませんが、基本的なデータ分析と資料作成のスキルを身につけておくことで、業務の質を高め、周囲からの信頼を得やすくなります。
未経験からバックオフィスで働くための準備
未経験からバックオフィスへの転職を考えているものの、「何から始めればいいのかわからない」と感じている方もいるかもしれません。
バックオフィスは未経験者歓迎の求人も多く、チャンスは広がっていますが、事前に準備をしておくことで、転職活動をよりスムーズに進め、内定獲得の可能性を高めることができます。
- 自己分析
- 情報収集
- 面接対策
- 資格取得
- キャリアプランの作成
ここでは、未経験からバックオフィスで働くために、具体的にどのような準備をすれば良いのかを段階的に解説していきます。
自己分析
未経験からバックオフィスで働くための準備として、まず最初に行うべきは自己分析です。
自己分析とは、自分の強みや弱み、興味や価値観、キャリアの目標などを深く理解するプロセスです。
バックオフィスには様々な職種があり、それぞれ求められるスキルや適性が異なります。
自分自身を深く理解することで、どの職種が自分に合っているのか、どのようなキャリアパスを描きたいのかが見えてきます。
自己分析を行う方法としては、過去の経験を振り返り、どのような時にやりがいを感じたか、どのような業務が得意だったかなどを分析する、自己分析ツールやワークシートを活用する、キャリアカウンセラーに相談するなど、様々な方法が考えらえるでしょう。
自己分析を通じて、自分の強みや弱みを明確にし、それをどのようにバックオフィスの仕事に活かせるのかを考えることが重要です。
情報収集
自己分析と並行して、バックオフィスに関する情報収集も積極的に行いましょう。
情報収集の目的は、バックオフィスの仕事内容、求められるスキル、業界の動向などを理解することです。
具体的には、インターネットでバックオフィスに関する記事やブログを読む、転職サイトで求人情報を確認する、バックオフィスで働いている人の話を聞く、転職エージェントに相談するなどの方法があります。
情報収集を通じて、自分が興味のある職種や企業を見つけたり、必要なスキルを把握したりすることができます。
また、業界の動向や将来性についても理解することで、長期的なキャリアプランを立てる上でも役立ちます。
面接対策
面接対策は、選考を通過するために非常に重要な準備です。
面接では、これまでの経験やスキル、志望動機、キャリアプランなどが質問されます。
未経験の場合、経験不足をどのようにカバーするかがポイントになります。
自己分析で明確にした強みや、情報収集で得た知識を活かし、未経験でもバックオフィスで活躍できるポテンシャルをアピールすることが重要です。
具体的には、
- 自己PRや志望動機を明確に伝えられるように準備する
- よく聞かれる質問への回答を事前に考えておく
- 模擬面接などで実践的な練習をする
などの対策が有効です。
また、面接時の服装やマナー、言葉遣いなど、基本的なビジネスマナーも身につけておきましょう。
資格取得
資格取得は、未経験からバックオフィスへの転職を有利に進めるための有効な手段の一つです。
特に、簿記資格や人事関連の資格は、経理や人事の仕事を目指す上で役立ちます。
資格取得以外にも、MOS（マイクロソフト オフィス スペシャリスト）などのPCスキルを証明する資格も、バックオフィスでは役立つ場合があります。
資格を持っていることで、一定の知識やスキルを持っていることを客観的に証明できるため、採用担当者からの信頼を得やすくなる点がメリットです。
ただし、資格取得はあくまで手段であり、目的ではありません。
資格取得に時間を費やしすぎて、他の準備が疎かにならないように注意が必要です。
自分のキャリアプランに合わせて、必要な資格を選択し、効率的に学習を進めましょう。
キャリアプランの作成
キャリアプランの作成は、長期的な視点でキャリアを考える上で非常に重要です。
キャリアプランとは、将来どのような仕事をしたいか、どのようなスキルを身につけたいか、どのようなキャリアパスを歩みたいかなどを具体的に描いた計画です。
未経験からバックオフィスに転職する場合、まずはどのような職種で経験を積みたいのか、その後どのようなキャリアアップを目指したいのかを考えましょう。
例えば、最初は一般事務として経験を積み、その後経理や人事にキャリアチェンジする、あるいは、特定の分野で専門性を高めてスペシャリストを目指すなど、様々なキャリアパスが考えられます。
キャリアプランを作成することで、目標が明確になり、日々の業務や学習に対するモチベーションを維持することができます。
また、面接などでキャリアプランについて質問された際にも、明確に答えることができるため、好印象を与えることが可能です。
未経験者がバックオフィス業務を目指す際の注意点
未経験からバックオフィス業務を目指すことは十分に可能ですが、スムーズな転職活動のため、また入社後のミスマッチを防ぐためには、いくつか注意すべき点があります。
何も知らずに飛び込んでしまうと、後で「こんなはずじゃなかった…」と後悔するかもしれません。
- 業務範囲が広すぎない職場を選ぶ
- 会社の規模やサポート体制を確認する
- 面接に向けてこれまでの経験を活かせるエピソードを準備しておく
- 入社後には業務の優先順位を整理する
ここでは、未経験者がバックオフィス業務を目指す際に特に注意すべき点を見ていきましょう。
業務範囲が広すぎない職場を選ぶ
未経験でバックオフィス業務に挑戦する場合、業務範囲が広すぎない職場を選ぶことは非常に重要です。
特に中小企業やベンチャー企業では、一人で複数の業務を兼務することが多く、業務範囲が広くなる傾向があります。
これは、経験豊富な人にとっては多様なスキルを身につけるチャンスとなりますが、未経験者にとっては業務過多となり、一つ一つの業務を十分に理解する前に次の業務に追われるという状況に陥りやすいです。
結果として、どの業務も中途半端になってしまい、成長の実感を得にくく、早期離職につながる可能性もあります。
そのため、未経験の場合は、ある程度業務が分担されており、特定の業務に集中して取り組める環境を選ぶことをおすすめします。
大企業や組織がしっかりしている企業では、業務が細分化されている傾向があり、未経験者でも無理なく業務を覚えることが可能です。
まずは一つの業務を確実にこなせるようになることで自信につながり、その後のキャリアアップにも繋がります。
会社の規模やサポート体制を確認する
会社の規模やサポート体制は、未経験者がバックオフィスで働く上で重要な要素です。
大企業では、研修制度や教育体制が整っていることが多く、未経験者でも安心して業務に取り組める環境が提供されていることが多いです。
また、OJT（On-the-Job Training）制度が充実している場合もあり、先輩社員から丁寧に業務を教えてもらうことができます。
一方、中小企業やベンチャー企業では、教育体制が整っていない場合もありますが、その分、業務を通じて実践的に学ぶ機会が多く、成長スピードが早いというメリットもあります。
しかし、未経験の場合は、十分なサポートがないと業務についていけなくなる可能性もあるため、面接時などに教育体制やサポート体制についてしっかりと確認することが重要です。
具体的には、研修制度の有無、OJTの体制、メンター制度の有無などを確認すると良いでしょう。
また、社内の雰囲気や社員同士のコミュニケーションについても確認し、質問しやすい環境かどうかを見極めることも大切です。
面接に向けてこれまでの経験を活かせるエピソードを準備しておく
面接では、これまでの経験を通じて培ってきたスキルや能力が、志望するバックオフィス業務でどのように活かせるのかを具体的に説明することが重要です。
単に「正確性があります」「コミュニケーション能力が高いです」と述べるだけでなく、具体的なエピソードを交えることで、面接官にあなたの能力をより深く理解してもらうことができます。
＜例＞ブライダル業界経験者
「私は、相手のニーズを的確に捉え、期待を超える提案をすることで、お客様に最高の満足を提供することを大切にしています。
ブライダル会社に勤務していた際には、ウェディングコーディネーターとして、お客様の理想の結婚式を実現するためのサポートをしていました。
お客様との対話はもちろんのこと、服装や持ち物、会話の端々から感じ取れる雰囲気など、あらゆる情報からお客様の好みや潜在的なニーズを読み取るように努めていました。
例えば、あるお客様は、会話の中でさりげなくディズニーがお好きだと話されていましたが、そのことを深く掘り下げ、ディズニーをテーマにしたウェディングをご提案したところ、大変喜んでいただけました。
また、別のお客様は、クラシカルなデザインがお好みだと感じ取れたため、最新のトレンドを取り入れつつも、上品で落ち着いた雰囲気のドレスをご提案したところ、大変気に入っていただくことができました。
このように、お客様の潜在的なニーズを的確に捉え、期待を超える提案をすることで、お客様に最高の感動と満足を提供することができました。
その結果、2019年度には上半期の売上にて全国で2位という成績を達成することができました。
この経験を通じて培った観察力と顧客対応力は、バックオフィス業務においても、社内外の関係者との円滑なコミュニケーションや、業務の改善提案などに活かせるのではないかと考えています。
ポイント
- 「服装や持ち物、会話の端々から感じ取れる雰囲気」など、観察対象を具体的に記述し、観察力の高さを表現。
- 具体的な事例を2つ挙げることで、観察力に基づいた提案が成功につながったことを示している。
- 「全国2位」という具体的な成果を挙げることで、客観的な評価を伝えている。
- バックオフィス業務への応用を明確に述べている。
面接で話す際には、このように自身の言葉で分かりやすく説明することが大切です。
また、面接を受ける企業や職種に合わせて、アピールするポイントを調整することも重要です。
入社後には業務の優先順位を整理する
無事入社した後も、未経験の場合は業務に慣れるまで時間がかかるのは当然です。
複数の業務を同時に任される場合、何から手をつければ良いのか迷ってしまうこともあるでしょう。
そこで重要なのが、業務の優先順位を整理することです。
まずは、上司や先輩社員に指示された業務の中で、締め切り日が近いものや重要度の高いものを確認し、優先順位をつけます。
その上で、日々の業務計画を立て、計画的に業務を進めるように心がけましょう。
もし、業務の進め方や内容について分からないことがあれば、遠慮せずに上司や先輩社員に質問することが大切です。
分からないことをそのままにしておくと、後で大きな問題に発展する可能性もあります。
積極的に質問することで、業務の理解が深まり、スムーズに業務を進めることができるようになります。
また、業務日誌などを活用して、日々の業務内容や進捗状況を記録しておくと、後で振り返る際に役立つのでおすすめです。
まとめ
本記事では、未経験からバックオフィス業務を目指す上で重要な準備、注意点、そして面接対策について解説してきました。
自己分析による適性把握、情報収集による業界理解、そしてこれまでの経験を活かした面接対策は、転職活動を成功に導くための重要な要素です。
これらのポイントを踏まえ、しっかりと準備を行うことで、未経験からでもバックオフィスで活躍する道は開けます。
この記事が、あなたのバックオフィス転職を成功させる一助となれば幸いです。